השירות מיועד לחברות וגופים המעוניינות בסידור חומר ארכיונאי בשטח שלהם. סידור ארכיון חיצוני יכלול את הפעולות הבאות:
1. רישום ואריזת החומר:
• רישום מלא של החומר המועבר לגניזה בהתאם לחלוקה ליחידות. הרישום יכלול את שם התיק, תאריכי הפתיחה והסגירה, סימול התיק ומספר המיכל.
• אריזת התיקים במיכלי קרטון סטנדרטים וסידור המיכלים בארכיון החברה.
2. ביעור חומר:
• הערכת החומר לצורך ביעור או שמירה לצמיתות. חומר המיועד לשמירה לצמיתות יסודר ויוחזק בנפרד בארכיון ההיסטורי.
• ביעור מיידי של תיקים, שניתן לבערם, בהתאם לתקנות ולהנחיות הביעור. הגשת הודעות ביעור לארכיון המדינה וקבלת האישור.
• ביעור עתידי – קביעת מועדי הביעור של החומר שיבוער בעתיד. מועד הביעור יצוין על גבי כל מיכל ומיכל.
3. סידור ארכיון היסטורי:
• החלפה של כריכות התיקים המיועדים להישמר לצמיתות, לתיקי מנילה לא חומציים (תיקים שלא גורמים נזק לנייר), והוצאת סיכות ואטבים (כדי למנוע נזקי חלודה).
• מיון, סידור ורישום החומר בהתאם לסדר המקורי שבו הוא נוצר.
4. מיחשוב ארכיון החברה:
• מיחשוב רשימות התכולה של החומר בארכיון. מיחשוב הארכיון יקל על חיפוש ואיתור תיקים בשעת הצורך, וכן יאפשר הפקת דוחות לגבי החומר המאוחסן.
• מיחשוב הארכיון יבוצע באמצעות יישום על תוכנת ACCESS או תוכנת EXCELL של מיקרוסופט (לצורך הפעלת היישום יש צורך בתוכנת ACCESS או EXCELL) .