כך שמצד אחד, המסמכים נמצאים בהישג יד ומצד שני, אין שום צורך בכל הניירת מסביב, בנוסף לאלמנט על שמירה על איכות הסביבה.

למה כדאי לכם לחשוב על סריקת מסמכים במשרד

פחות נייר במשרד. בשיטה הרגילה, כלומר עם ניירת אינסופית, יש במשרד קלסרים רבים וארכיוני מסמכים. אם תבצעו סריקת מסמכים לדיסק אחד, ובו יהיה מרוכז כל המידע, לא תצטרכו את כל הניירת הזו. בעצם סריקת מסמכים תסייע לכם לשמור על משרד מסודר.
עבודה יעילה יותר. במקום לדפדף שעות כדי למצוא את המסמך שאתם רוצים, תוכלו פשוט לפתוח את התיקייה, שיצרתם בזמן סריקת מסמכים, ולמצוא בקלות ובמהירות את המסמך שאתם מחפשים. וכידוע לכם, חיסכון בזמן הוא בעצם חיסכון בכסף, כך בעצם באמצעות סריקת מסמכים אתם חוסכים כסף.
מידע מאובטח. הבעיה הכי גדולה שמתעוררת לאחר סריקת מסמכים היא אבטחת המידע שנסרק. לכן בדרך כלל במהלך תהליך סריקת מסמכים משכפלים את המסמכים כמה פעמים, ובצורה כזו יוצרים גיבויים למסמכים. לאבטחה אופטימאלית, כדאי לשמור את הגיבויים השונים במקומות שונים. שוב כדי למנוע שפעולת סריקת מסמכים תזיק.
אמצעי גיבוי שונים. לאחר שנעשתה סריקת מסמכים ניתן לשמור את המסמכים באמצעי גיבוי שונים. החל משמירתם של המסמכים בתיקיות המחשב המקומי או בשרת הארגוני. כמו כן, ניתן לשמור את קבצי המסמכים הסרוקים בדיסק און קי בנפח גבוה או לשמור אותם בדיסק רגיל או דיסק בנפח גבוה. את הדיסק שיתקבל מפעולת סריקת מסמכים נשכפל, כאמור, לצורך גיבוי מקסימאלי. בנוסף, ניתן לבצע אבטחה יותר מתוחכמת ומועילה, כגון שמירת מסמכים על גבי מחשב נייד או ליצור הצפנה לקובץ בו מאוחסנים המסמכים לאחר סריקת מסמכים שעברו.
כך תכינו את המסמכים לקראת פעולת הסריקה

לאחר שהוחלט במשרד, כי המסמכים יעברו סריקת מסמכים ולאחר מכן יאוחסנו, יש צורך להכין את המסמכים. גם אם אתם עושים את זה לבד או שוכרים חברת סריקת מסמכים חשוב לדעת, שישנם מסמכים שלא יוכלו לעבור סריקת מסמכים בגלל גורמים שונים, המפריעים לפעולת סריקת מסמכים ואחסונם.

הפרידו וישרו את המסמכים. את המסמכים המיועדים לפעולת סריקת מסמכים יש להפריד זה מזה, כך שאפשר יהיה לסרוק אותם. המסמכים צריכים להיות מיושרים (מגוהצים), במצב תקין ולא מקומטים. אם יש לכם חוברות או ספרים שתרצו לסרוק, ניתן לסרוק אותם בסורק מיוחד או להפריד את הדפים ולסרוק בסורק רגיל.
הוציאו סיכות וסדרו לפי הסדר. לפני פעולת סריקת מסמכים פרקו את המסמכים, זאת בהנחה שהם בדרך כלל מתויקים ואפילו משודכים. הסירו סיכות, יישרו את המסמכים, סדרו אותם לפי הסדר הרצוי. במהלך פעולת סריקת מסמכים בדרך כלל המסמכים ימוספרו באופן אוטומטי.
בדקו שלא ששכחתם אף מסמך. לאחר שפעולת סריקת מסמכים מסתיימת כדאי לבדוק שלא  פספסתם. הכי קל לבדוק מול המספרים שהמסמכים קיבלו.
תייקו את המסמכים בחזרה. לאחר פעולת סריקת מסמכים החזירו את המסמכים לקלסרים בהם הם היו מתויקים. חשוב מאוד לא לזרוק את המסמכים לאחר סריקת מסמכים, כי אם לתייק אותם שוב עד להעברתם לאחסון בארכיב.
לא לשכוח גיבוי. לאחר ביצוע סריקת מסמכים מאוד חשוב לא לשכוח ביצוע גיבוי המסמכים. בפרט אם החלטתם על סריקת מסמכים עצמאית. חברות המבצעות סריקת מסמכים מקפידות בדרך כלל על גיבוי.
סריקת מסמכים – תנו לנו לזכור בשבילכם

אתם מצליחים לתאר לעצמכם משרד ללא ניירות? בית עסק שלא מתפזרים בו חשבונות, מסמכים ומכתבים חשובים במקרה הרע, או תופסים מקום נכבד של אחסון בחלל? בעזרת שירותי סריקת מסמכים ניתן לארגן את כל המידע החשוב לכם על המחשב בצורה נוחה, חסכונית וידידותית.

מהם שירותי סריקת מסמכים ?

סריקת מסמכים היא למעשה כלי אחסוני וארגוני נפלא להעברת מסמכים מהנייר אל המחשב. שירותי סריקת מסמכים מאפשרים למיין בצורה יעילה את סוגי המסמכים השונים, ולתייק אותם במקום בקלסרים, בקובץ ממוחשב. אחסונם של קבצים במחשב במקום על ניירות הוא גם חסכוני במקום וגם חוסך לכם כסף. היתרונות של סריקת מסמכים לעסק שלכם הם רבים: בבת אחת תוכלו לשפר את יכולת ניהול המידע שלכם, הארגון במשרד ישתפר, ותוכלו בעזרת חיפוש מהיר לשלוף כל מסמך שתרצו בכל רגע נתון בצורה הנוחה ביותר ומבלי לקום מהכיסא.

איך מתבצעת סריקת מסמכים ?

בשלב הראשון תצטרכו לבחור את המסמכים שתרצו לסרוק (תעודות משלוח, חוזים של עסקאות, וכן הלאה). חשבו על אילו מסמכים שוטפים ורלוונטיים תרצו לבצע סריקת מסמכים, ולאחר מכן תוכלו לבצע סריקת מסמכים מקצועית. כיום סריקת מסמכים כוללת גם אפיון, מיפוי במאגר מידע ותיוג של המסמכים, שמטרתם להקל עליכם במציאתם. בתום ביצוע סריקת מסמכים תקבלו את כל החומר על גבי כרטיס זיכרון, שתוכלו להעביר למחשב אצלכם במשרד, ולהתחיל ליהנות מהנוחות שבביצוע סריקת מסמכים מקצועית.

למה לא לקנות סורק וזהו?

סריקת מסמכים, שמבצע סורק משרדי פשוט, עלולה להיות מטושטשת, לא ברורה וגם לגזול לכם זמן יקר. בנוסף, בעזרתו לא תוכלו לבצע סריקת מסמכים, הכוללת קטלוג ומיון של המסמכים, מה שיחייב אתכם להשקיע עוד זמן ואנרגיה רבים לבצע זאת בעצמכם.

בבואכם לבצע סריקת מסמכים מקצועית אתם יכולים להיות בטוחים, כי המערכת מותאמת אליכם ואל הצרכים המשרדיים שלכם. תוכלו לבצע הגדרת משתמשים, וכך לייצר אבטחת מידע נוחה ואפקטיבית ולהשתמש במסמכים שלכם בצורה המיטבית.

תהליך העבודה :

1. מתן ייעוץ לפי צרכי הלקוח וקביעת איפיון ואבחנה
2. העברת החומר אל חברת ארכיב מקצועי
3. הכנת המסמכים לסריקה באמצעות הוצאת החומר מהקלסרים, הוצאת סיכות, שקיות ניילון, יישור דפים.
4. סריקת החומר
5. מפתוח החומר הנסרק לפי דרישות הלקוח
6. ביצוע בקרת איכות
7. העברת הנתונים על גבי דיסק נייד או CD ROM