ברוכים הבאים ותודה על הצטרפותכם למשפחת לקוחות “ארכיב מקצועי”

להלן הסבר לשימוש בתכנת האינטרנט ללקוחות ארכיב מקצועי

1. נא להיכנס אל אתר האינטרנט שלנו: www.the-archive.co.il
2. להקיש על “כניסת לקוחות” (צד ימין למעלה)
3. להקליד “שם משתמש” ו “סיסמא”
* יש להגדיר מראש (בתיאום עם הארכיב) הרשאות אשר מגדירות לאלו מחלקות לכל לעובד יכולה להיות גישה.
ניתן לבצע דרך האינטרנט חיפוש של תיק או בקשה להשאלת תיק. התהליך הוא מאוד דומה. ניקח לשם המחשה תיק של חברת יורוקום המאוחסן בארכיב.

פרטי התיק הם: מח’ – …. תת מח’ – …. תיאור תיק – תיקים שונים. מס’ מיכל היסטורי– …. מס’ תיק ארכיב מקצועי – ….מתאריך עד תאריך …. ממספר – . עד מספר .

חיפוש תיק: תחילה יש לבחור שם מחלקה ושם תת מחלקה.

ניתן לחפש תיק באמצעות אחת מהדרכים הבאות או בשילוב שלהן:

1. מילות חיפוש – ניתן להקליד מילה שלמה או צירוף מילים או חלק ממילה. ככל שנקליד פחות אותיות במילות החיפוש, החיפוש יהיה רחב יותר. ייתכן שנקבל מספר תוצאות אם יש הרבה תיקים עם אותו השם.
לפי הדוגמא שלנו ניתן להקליד “תיקים שונים” או “תיקים” או “תיק” או “תי”…או “שונים” או “שוני” או “שו”…וללחוץ על חפש

2. מספר מיכל היסטורי של הלקוח – יש להקליד ב”מיכל לקוח” את מספר המיכל ההיסטורי של הלקוח. (תוצאה אחת. מדויק מאוד)
לפי הדוגמא שלנו יש להקליד את מספר … במיכל לקוח וללחוץ על חפש.

3. מספר תיק של ארכיב מקצועי – יש להקליד את מספר התיק ליד “מספר תיק” וללחוץ חפש.(תוצאה אחת. מדויק מאוד)
לפי הדוגמא שלנו נקליד את המספר … ונלחץ חפש.

4. תאריך פתיחה – יש להקליד את תאריך הפתיחה של התיק וללחוץ חפש. ייתכן שנקבל כאן מספר תוצאות אם יש תיקים נוספים עם אותו תאריך פתיחה.

5. מספר בסדרה – במקרה שמקלידים בקליטת חומר ממספר עד מספר , מתאים לחשבוניות, תעודות משלוח וכו’ ניתן לחפש באמצעות מספר בסדרה. נניח הקלדנו ממספר 1 עד מספר 100 ואני רוצה את מספר 50, נקליד במספר בסדרה 50 ונקבל תוצאות של כל התיקים שיש לכם חשבונית או תעודה מספר 50. ייתכנו מספר תוצאות.

השאלת תיק

תהליך השאלת תיק מאוד דומה לחיפוש תיק. ההבדל היחידי הוא :
1. יש לבחור בראש הדף מצד שמאל _חיפוש_השאלה_ביעור-יש לסמן השאלה.
2. המשך התהליך זהה ל”חיפוש תיק”
3. כאשר מצאנו את התיק המבוקש יש לסמן אותו בעמודה השמאלית תחת “בחר”
4. ואחר כך יש ללחוץ על “רכז בחירה”.יש למלא שם מזמין (חובה) והערות (לא חובה) הערות כמו: מספר חדר, קומה…
5. יש ללחוץ על “קלוט בחירה”. כעבור מספר דקות ההזמנה תופיע אצלנו בתכנת הארכיב.
6. יש באפשרותכם להעביר לאקסל את הבקשה באמצעות לחיצה על מקש “העבר לאקסל” וכך לתייק ולשמור את בקשותכם מהארכיב.

במידה ובחרתם תיק והמחשב מסמן אותו צבוע באחד מהצבעים הבאים, הרי שנעשה שימוש בתיק באופן הבא: (סרגל הצבעים מופיע באינטרנט )

בורדו – מושאל (התיק נמצא אצל הלקוח בהשאלה)
ירוק – מושאל חלקית (חלק מהתיק מושאל אצל הלקוח)
סגול – מושאל לצמיתות (התיק הוחזר ללקוח)
אדום – התיק בוער
כחול – נרשם (עובד אחר מהחברה ביקש את התיק היום ולכן יגיע אליו)

מקווים שההסבר ברור.

נשמח לעמוד לרשותכם. לכל הבהרות נוספות יש לפנות בטלפון מספר 08-6731411