לכולנו יש ארכיון מסמכים ביתי

בדרך כלל כשחושבים על המילה ארכיון מסמכים באופן אינסטינקטיבי חושבים על משרד גדול, אבל בעצם בין אם שמתם לב לכך או לא, לכל אחד מאיתנו יש בבית סוג של ארכיון מסמכים כזה או אחר. אנחנו מתייקים את התעודות של הילדים, מתייקים את החשבונות ששילמנו, אפילו את מכתבי האהבה שכתבנו אחד לשנייה בזמן הטיול הגדול לחו”ל. כל אוסף כזה והקלסר או הקופסה בהם הם שמורים הם בעצם ארכיון מסמכים לכל דבר ועניין.

שמירה יעילה

הבעיה הגדולה בשמירה על ארכיון מסמכים שכזה הוא המקום הרב שהוא תופס. היות שמקום הוא דבר מוגבל, יש צורך לחשוב על פתרון יעיל יותר לשמירה על כל המסמכים הללו. אחד הפתרונות הכי יעילים ונפוצים כמעט בכל ארכיון מסמכים בעולם הוא סריקת המסמכים לאינטרנט. בדרך כזו, אפשר ליצור תיקיות במחשב ובעצם ליצור ארכיון מסמכים ממוחשב ומסודר.

ארכיון מסמכים עם שליפה קלה

יצירת ארכיון מסמכים ממוחשב ביתי, זו בעצם פעולה פשוטה למדי. פשוט נותנים לתיקייה שם מסודר, ליד כל מסמך שסורקים מסמנים תאריך ואת תוכן המסמך ופשוט שומרים. כשרוצים להוציא מסמך מתוך ארכיון מסמכים כזה, אתם פשוט מחפשים את הנושא המתאים ואת התאריך המתאים ומוצאים את המסמך המבוקש.

נוסטלגיה – לא מילה גסה

למרות היעילות של יצירת ארכיון מסמכים ביתי ממוחשב ושמירה יעילה יותר, יש מסמכים שאין שום אפשרות שבעולם להעביר אותם לתוך ארכיון מסמכים ממוחשב. הרי איך נחוש שוב באותם רגשות, ואיך נרגיש שוב את החספוס של הנייר שעליו כתבנו אם המסמך יהיה במחשב? לפעמים, למרות המקום הרב שתופס ארכיון מסמכים שכזה, אנחנו נעדיף לשמור אותו בצורתו המקורית ולא להפוך אותו לעוד ארכיון מסמכים ממוחשב, שמאבד את הייחודיות שלו.

חברות מתמחות בתחום ארכיון מסמכים

אם יש לכם מסמכים חשובים מבחינה משפטית או היסטורית, ואתם מפחדים שלא תוכלו לשמור עליהם כמו שצריך, יש חברות שתפקידן הוא לשמור ולשמור כל ארכיון מסמכים בכל צורה ודרך. חברות המתמחות באכסון של ארכיון מסמכים עושות את העבודה במקצועיות והיעילות הרבה ביותר. בכל חברה שמופקדת על ארכיון מסמכים כזה או אחר יש את המבנה המתאים, ומערכת שליפת מידע מקצועית, באמצעותה תוכלו להגיע לכל מסמך שתרצו, בכל זמן שתרצו.

 ארכיון מסמכים – הקץ לקופסאות הנעליים

 בין אם אתם יודעים זאת או לא, כל אחד מכם מחזיק אצלו בבית, או במשרד, ארכיון מסמכים כלשהו. זה יכול להיות הארגז עם כל המחברות שלכם מבית הספר, או הקלסרים עם רישומי כל ההוצאות שלכם מאז שנות ה-80, וזה יכול להיות גם חדר התיוק במשרד שלך. בשלב מסוים, ובוודאי כבר יצא לכם להרגיש כך, תתחילו לתהות מתי אותו ארכיון מסמכים הפך לכזה נטל, ומתי יגיע הרגע בו לא תוכלו להגיע לקצה השני של החדר מרוב ארגזים…

 ארכיון מסמכים – עושים לך סדר בעניינים

 למזלנו, יש דרך טובה ביותר לארגון ארכיון מסמכים מאשר ערימת קופסאות נעליים בעליית הגג… חברות רבות לשירותי ארכיב מציעות מקום אחסון, ויוצרות לך ארכיון מסמכים פרטי משלך, מבלי שתצטרך לדאוג לתחזוק המקום, וכמובן שמבלי שהדבר יגזול לך שטח מהמשרד או הבית. בנוסף לאחסון, תוכל לבצע פעולות נוספות, כגון סריקת מסמכים, שליפה של חומר, שליחתו, ובמקרה הצורך – ביעורו.

 סריקת מסמכים – ארכיון מסמכים ווירטואלי

 סריקת מסמכים היא אחד השירותים אשר חברות הארכיב מציעות, והוא נועד כדי להפוך את הגישה אל המסמכים להרבה יותר פשוטה. באמצעות סריקת מסמכים נוצר לכם מעין ארכיון מסמכים ווירטואלי על גבי המחשב שלכם, או כל כרטיס זיכרון אחר – דבר המאפשר לכם שליפה של מסמכים מהירה בהרבה יותר, מאשר הוצאה של מסמכים מתוך ארכיון
 מסמכים רגיל. משום ששירות זה לא תמיד זול, מומלץ לנצל אותו רק לגבי מסמכים, שאתם יודעים שתשמשו בהם לעיתים קרובות יותר.

 ארכיון מסמכים – איך יוצאים מכאן?

 אמנם שליפת המידע הנחוץ באמצעות סריקת מסמכים היא אכן יותר פשוטה, אך גם כאשר מדובר בשליפה מתוך הארכיון אשר במחסן, הדבר אינו מסובך כל כך. כל מה שעליכם לעשות הוא לערוך שאילתא באמצעות תוכנה באינטרנט, או באמצעות הפקס והטלפון. בעזרת מיפוי שנעשה בעת תיוק המסמכים, תוכלו לדעת בכל רגע נתון, היכן נמצא כל אחד מן המסמכים שלכם, ומה סטאטוס הטיפול בו.

 ארכיון מסמכים – מי יציל את המחסן שלי?

 השמירה וההגנה על החומר המאוחסן הוא חובה ואתגר של כל חברת ארכיון מסמכים. התנאים בהם הארכיון צריך להיות מצוי הם נוקשים, וצריכים לעמוד בסטנדרטיים הכתובים בחוק בנוגע לעניין. התנאים המדוברים הם כמובן טמפרטורה מתאימה, תנאי אור וצל נכונים, מידת לחות וחומציות האוויר. ההגנה החשובה ביותר, במיוחד בגלל תכולת המחסן הנרחבת, היא ההגנה מפני שריפות.

 כל ארכיון מסמכים צריך להיות מצויד במערכת הגנה שלמה מפני שריפות, אשר תתריע ותטפל בשריפה בזמן הקצר והבטוח ביותר. ארכיון מסמכים- תייק את זה לעצמך!

 ארכיון מסמכים מתאים לכל אחד, בין אם הוא עורך דין המתמחה בחוזים, או אספן אובססיבי של גזירי עיתון. כל אחד מכם יוכל ליהנות מהשירותים השונים של חברות הארכיב, אשר יקלו על חייכם וישפרו אותם