יש חברות שעיסוקן המרכזי הוא שירותי ארכיון והן עוסקות רק בזה. חברות כאלה מחזיקות מבנים מיוחדים שם מאוחסנים המסמכים שלכם ובכל פעם שתגעגעו או סתם תרצו לבדוק שהמסמכים קיימים, תוכלו להגיע למבנים אלה ולהתראות עם המסמכים שלכם. כל החברות המעניקות שירותי ארכיון מקפידות על נהלי בטיחות וביטחון בנוגע לאחסון ולשמירה על מסמכים.

בנוגע לעלות של שירותי ארכיון זה יכול להשתנות. הכל תלוי כמה מסמכים יש לכם, באיזה תנאים צריך לשמור אותם, ובכל כמה זמן דחוף לכם לבוא לבקר.

מה קורה אם אני זקוק דחוף לאיזשהו מסמך?

העניין מאוד פשוט. רוב שירותי ארכיון הם שירותי אחסון מסמכים דיגיטליים. כלומר, המסמכים שלכם מוקלדים ומאוחסנים בתיקיות ממוחשבות שהאיתור שלהם והשליפה שלהם במקרה הצורך היא פשוטה וקלה. אולם יש גם שירותי ארכיון לא ממוחשבים, בעיקר למסמכים עתיקים או ספרים או דברים יקרי ערך, שאין שום דרך להעלות אותם למחשב. גם במקרה כזה יש רישום מדויק של שירותי ארכיון הניתנים בחברה, וגם במקרה כזה אין שום בעיה למצוא את הדברים.

אם אני צריך לראות את המסך באמצע הלילה?

רוב חברות שירותי ארכיון שאמנם עוסקות בעבר, מחוברות באופן מאוד מובהק לעתיד. בדרך כלל לכל החברות המעניקות שירותי ארכיון יש אתרים שמחוברים למאגר המידע און ליין. כך שאם אתם זקוקים למידע בכל שעה של היממה ובכל מקום בעולם, תוכלו פשוט להיכנס לאתר של החברה, ששכרתם לצורך שירותי ארכיון ותוכלו לראות את המסמכים שלכם.

איך אוכל לדעת שגם אחרים לא מסתכלים על המסמכים שלי?
בכל אתר של חברת שירותי ארכיון המידע מוגן בסיסמאות לצורך ביטחונכם וגם הפרטיות שלכם. כך שבאופן עקרוני אין לכם מה לפחד. חברת שירותי ארכיון היא הדבר הטוב ביותר לשמירה על המסמכים שלכם.

שירותי ארכיון- יוצאים מהבוידעם

 אם עד עכשיו נהגתם לשמור ערימות על גבי ערימות של מסמכים בחדר קטן ומחניק – הגיע הזמן להפסיק! מעכשיו שירותי ארכיון יעשו בשבילכם את העבודה. כיום, ישנן חברות רבות, המציעות שטחי אחסון ושירותי ארכיון נוספים, אשר מטרתם העיקרית היא אחסון המסמכים הרבים, אשר נצברים במשך הזמן לאלו המבקשים את שירותיהם. שירותי ארכיון מתאימים לכל אחד – משרדים, עיריות, חברות, בתי חולים, וכל מי שבבעלותו עסק. עובדה זאת נובעת מהסיבה הפשוטה, שלמרות שאנו חיים בעידן דיגיטאלי של מחשבים וטכנולוגיה, אין עסק שאינו מתבסס על חומר כתוב, ומחזיק בידו כמות נכבדת של מסמכים.

 שירותי ארכיון – יופי של פיתרון!

 אז כפי שאמרנו, שירותי ארכיון הם כמעט בגדר חובה בכל עסק. אבל מה בעצם כוללים אותם שירותי ארכיון?

 כל חברת שירותי ארכיון תספק לכם דברים שונים, אשר בבסיסם הפעולה שלשמה התכנסנו – אחסון ושמירת המסמכים. כדי שהאחסון יעשה בצורה הטובה ביותר, וכדי שהמסמכים לא ינזקו עם הזמן, המחסן בו שומרים אות המסמכים צריך לעמוד בתנאים המתאימים: שלא יהיה חשוף לחומרים מזיקים, שיהיה בעל טמפרטורה מתאימה, אטום ללחות, ומוחשך במידה המתאימה. אך בכך לא נגמרים שירותי ארכיון…

 שירותי ארכיון – כי אחסון זה לא הכל

 ומה קורה ביום בו אתם רוצים לשלוף את אחד המסמכים? חברות שירותי ארכיון מציעות בדרך כלל שליפה מסודרת ומהירה של המסמכים המבוקשים, באמצעות שאילתא שעורך הלקוח, בעזרת תוכנה מיוחדת שמראה היכן נמצא כל מסמך בארכיון. אם זה לא מספיק – ישנן חברות שירותי ארכיון, אשר מציעות גם הובלה של המסמכים ושליחתם היישר אל הלקוח!

 אז אם כבר נמאס לכם מהערימות, ואתם רוצים גיבוי מלא של המסמכים שלכם והפקדתם במקום בטוח- שירותי ארכיון הם התשובה בשבילכם