שירותי ארכיב- כל משרד צריך

בזמן פתיחת עסק אנחנו חושבים על הכל: על העיצוב, על המחירים, על המתחרים. על דבר אחד אנחנו לא חושבים, מה נעשה עם כל המסמכים ואיפה נאחסן אותם. בדיוק בשביל זה קיימים שירותי ארכיב, שאמורים לסייע לכם להתמודד עם התחום של אחסון ושמירת מסמכים.

איזה שירותים נותנים חברות שירותי ארכיב?

חברות שירותי ארכיב מציעות שירותי אחסון מסמכים, שליפת חומר ואחזור מידע ללקוח בעיקר באמצעות תוכנות לניהול מידע, בנוסף לכך חברות שירותי ארכיב מציעות שירותי אחסנה למדיה דיגיטלית, שהן בעצם – קלטות גיבוי בכספות ובחדרים שמורים כמו גם שירותי סריקה למסמכים וניירת, וכן ניהול מאגר מידע ממוחשב ללקוח, וגם גיבוי המידע. חברות שירותי ארכיב מקפידות בעיקר על נושא הבטיחות של המידע המאוחסן אצלן. בדרך כלל האבטחה נעשית באמצעות סיסמאות, שמוחלפות פעם בכמה זמן ואמצעים טכנולוגיים למניעת פריצות.

מתי צריכים שירותי ארכיב למשרד?

בעיקרון, כל הזמן אנחנו מאחסנים מסמכים. באמצעות תיוק בקלסרים למיניהם או באמצעות שמירה בתיקיות במחשב, ואפילו כשאנחנו שמים את המסמכים במדף גבוה יותר, כי כרגע אנחנו לא זקוקים להם יותר. כדי להימנע מאגירת כמות ניירות עצומה, כדאי לשכור שירותי ארכיב כבר עם פתיחת העסק. חברת שירותי ארכיב יכולה לסייע לכם בארגון המסמכים, כך שכשהם יועברו לאחסון במבנה של חברת שירותי ארכיב המעבר לשם יהיה פשוט יותר.

איך מתכוננים למעבר?

לפני מעבר חומר לחברת שירותי ארכיב, כדאי לתייק את החומר בצורה יעילה ומסודרת. רצוי לתייק על פי נושאים ועל פי תאריכים. חלוקה כזו תעזור לחברת שירותי ארכיב גם לסווג את המסמכים לסוג תיוק מסוים, וגם תדע לשלוף אותם בבוא הזמן בקלות יחסית. דבר חשוב מאוד לפני אחסון החומר במאגרי שירותי ארכיב הוא ליצור גיבוי למסמכים. הרי אין כל ביטחון שדבר לא יקרה לחברת שירותי ארכיב ואז במקרה כזה, תישארו בלי מסמכים.

שליפת מסמכים

הבעיה העיקרית בנושא של שירותי ארכיב היא בעצם בעיית שליפת החומר. כלומר, אחרי שנעשו האחסון, הגיבוי והאבטחה, כיצד מתבצעת שליפת המסמכים שלהם אנחנו זקוקים, לפעמים בבהילות ובמהירות. חברות שירותי ארכיב משתמשות בשיטות מתקדמות של זיהוי ושליפת מסמכים, כך שיוכלו להוציא את המסמכים הדרושים בעת הצורך.

בקרת איכות

בעת ההחלטה על שכירת חברות שירותי ארכיב כדאי להקפיד על בחירת חברת שירותי ארכיב בעלת ותק וניסיון בתחום. חברת שירותי ארכיב שתציג בפניכם את נוהלי העבודה שלה בצורה השקופה והברורה ביותר, היא ללא ספק חברת שירותי ארכיב שתעשה את העבודה הטובה ביותר. בדרך כלל רוב החברות הללו מציגות גם אתר אינטרנט מקצועי המציג את דרכי עבודתן והיכולת לראות המסמכים און ליין.

שירותי ארכיב – שמרנו לך מקום

 זה מתחיל מקלסר בודד. אחר כך באים המדפים, ולפני שאתה שם לב, יש לך כבר חדר שלם שמוקצה אך ורק לאחסון ושמירה על מסמכים… וכפי שאנחנו יודעים היטב, שטח הוא דבר שעולה כסף. לא היה כדאי לנצל אותו למטרה אחרת?

 לא משנה היכן אתה עובד, או במה אתה עוסק – לכל עסק יש את המסמכים שלו, שהולכים ומצטברים עם השנים, בין אם אלו מסמכי הנהלת חשבונות, דו”חות, חוזים, וכל מסמך כתוב שהוא. מה הדרך הטובה ביותר להתמודד עם עול אחסון המידע הזה? שירותי ארכיב כמובן!

 בואו קצת נרחיב על שירותי ארכיב

 שירותי ארכיב כוללים שירותים רבים, אשר באים להקל על הלקוח בשמירה ותיוק המסמכים, ומאפשרים לו לאחסן את החומר הרצוי במחסן המיועד בדיוק למטרה זו. שירותי ארכיב לא מסתכמים אך ורק בזאת – חברות ארכיב רבות מציעות שירותים נוספים, הכוללים סריקה של המסמכים בכדי שיהיה להם גיבוי גם באמצעים דיגיטאליים, שליפה של המסמכים שברצונכם להוציא, הובלתם אליכם, וכמובן גניזה וביעור של מסמכים לא נחוצים.

 ארכיב – השולף המהיר במערב

 בשירותי ארכיב החוכמה היא לא תמיד האחסון, אלא דווקא שליפת החומר. חברת שירותי ארכיב, אשר אינה מציעה שיטה נוחה וחכמה לשליפת התיקים הרצויים בזמן קצר היא חברה שלא הייתם רוצים לבחור בה. הרי, החכמה האמיתית היא לא לערום את המסמכים ללא כל סדר ובקרה, אלא לעשות זאת בצורה נוחה ונגישה גם ללקוח וגם לאחראים על אותו מחסן ארכיב.

 שירותי ארכיב – עומדים על המשמר

 אחד הפרמטרים החשובים בנושא שירותי ארכיב, ואולי החשוב ביותר, הוא אופן שמירת המסמכים. חברת שירותי ארכיב ממונה על שמירה והגנה על המסמכים שלכם בכל צורה אפשרית: זה מתחיל מההגנה הבסיסית מפני אבק ואור על ידי תיוק בקופסאות או קלסרים, וזה ממשיך בשטח האחסון כולו – מבנה ארכיב צריך להיות מצויד במערכת שלמה, שתוכל להתמודד עם מקרה של שריפה. מערכת זו כוללת מתיזי מים, גלאים, מאגר מים עצמאי וכו’.

 אך לא רק זאת – כאשר שוכרים שירותי ארכיב, חשוב גם לבדוק את מערכת ההתראה של המקום. רבים מהאנשים והעסקים, אשר שוכרים שירותי ארכיב, מאחסנים מסמכים סודיים, או כאלה שלא מיועדים לעיניים זרות. לכן, חשוב להבטיח שהמחסן מצויד במערכת מתקדמת, שתוכל להתמודד עם פורצים וגורמים לא רצויים.

 בחר לך שירותי ארכיב

 רבות הן החברות אשר מציעות שירותי ארכיב, אך לפני שתתפתה לבחור בחברה הראשונה שתמצא, כדאי שתבדוק את התנאים בהם אותה חברת ארכיב שומרת את המסמכים, האם היא מציעה שירותים נוספים מלבד אחסון החומר, והאם המסמכים יהיו נגישים אליך בזמן הקצר ביותר.

 דבר אחד בטוח – שירותי ארכיב תמיד יקלו עליכם, ישפרו את סביבת העבודה, ויעזרו לכם בשמירה על החומר הקיים