השירות מיועד לחברות וגופים המעוניינות בסידור חומר ארכיונאי בשטח שלהם. סידור ארכיון חיצוני יכלול את הפעולות הבאות:

1. רישום ואריזת החומר:

• רישום מלא של החומר המועבר לגניזה בהתאם לחלוקה ליחידות. הרישום יכלול את שם התיק, תאריכי הפתיחה והסגירה, סימול התיק ומספר המיכל.

• אריזת התיקים במיכלי קרטון סטנדרטים וסידור המיכלים בארכיון החברה.

2. ביעור חומר:

• הערכת החומר לצורך ביעור או שמירה לצמיתות. חומר המיועד לשמירה לצמיתות יסודר ויוחזק בנפרד בארכיון ההיסטורי.

• ביעור מיידי של תיקים, שניתן לבערם, בהתאם לתקנות ולהנחיות הביעור. הגשת הודעות ביעור לארכיון המדינה וקבלת האישור.

• ביעור עתידי – קביעת מועדי הביעור של החומר שיבוער בעתיד. מועד הביעור יצוין על גבי כל מיכל ומיכל.

3. סידור ארכיון היסטורי:

• החלפה של כריכות התיקים המיועדים להישמר לצמיתות, לתיקי מנילה לא חומציים (תיקים שלא גורמים נזק לנייר), והוצאת סיכות ואטבים (כדי למנוע נזקי חלודה).

• מיון, סידור ורישום החומר בהתאם לסדר המקורי שבו הוא נוצר.

4. מיחשוב ארכיון החברה:

• מיחשוב רשימות התכולה של החומר בארכיון. מיחשוב הארכיון יקל על חיפוש ואיתור תיקים בשעת הצורך, וכן יאפשר הפקת דוחות לגבי החומר המאוחסן.

• מיחשוב הארכיון יבוצע באמצעות יישום על תוכנת ACCESS או תוכנת EXCELL של מיקרוסופט (לצורך הפעלת היישום יש צורך בתוכנת ACCESS או EXCELL) .